Die GmbH hat in der Regel zwei Organe, die Geschäftsführung und die Gesellschafterversammlung. Auch wenn die Geschäftsführung die GmbH nach außen vertritt und für diese handelt, ist die Gesellschafterversammlung das höchste Organ in der GmbH. Hier werden von der Gesamtheit der Anteilseigner die für die GmbH wichtigsten Entscheidungen getroffen, u.a. die Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer, die Erteilung von Weisungen an die Geschäftsführer oder auch der Ausschluss eines anderen Gesellschafters. Die rechtlichen Rahmenbedingungen der Gesellschafterversammlung gibt zumeist die Satzung vor. Enthält die Satzung keine entsprechenden Regelungen, bestimmt sich die Gesellschafterversammlung nach den Regelungen in §§ 48 ff. des GmbH-Gesetzes (GmbHG). Die Gesellschafterversammlung kann als Präsenzversammlung abgehalten werden oder mittels Fernkommunikationsmittel als virtuelle Versammlung.
Grundsätzlich: Einberufung / Einladung durch Geschäftsführer
Damit auf der Gesellschafterversammlung die angestrebten Beschlüsse wirksam gefasst werden können, sind bei der Einladung zur Gesellschafterversammlung vielfältige Regeln einzuhalten:
- Jeder einzelne Geschäftsführer (nicht notwendig Geschäftsführer in vertretungsberechtigter Anzahl) kann zur Gesellschafterversammlung einladen. Nach herrschender Meinung kann die Satzung daneben weiteren Personen das Einberufungsrecht zusprechen, dieses den Geschäftsführern aber nicht entziehen.
- Hält ein Gesellschafter oder mehrere Gesellschafter zusammen mindestens 10% der Gesellschaftsanteile, so darf er bzw. dürfen sie unter Angabe der Gründe eine Einberufung verlangen (§ 50 Abs. 1 GmbHG). Dieser Minderheitenschutz hat zwingenden Charakter und kann durch abweichende Satzungsregelungen nicht entzogen werden.
- Gem. § 51 Abs. 1 S. 1 GmbHG erfolgt die Einladung zur Versammlung an die Gesellschafter mittels eingeschriebenen Briefes. Häufig sehen Satzungen hier Formerleichterungen vor, etwa Einladungen per normalem Schreiben, per Telefax oder per Email.
- Gem. § 51 Abs. 1 S. 2 GmbHG muss eine ordnungsgemäße Einladung zur Gesellschafterversammlung mindestens eine Woche vor dem angesetzten Termin an alle Gesellschafter gesendet werden. Oft sehen Satzungen längere Fristen vor.
- Zwingend muss jeder Gesellschafter eine eigene Einladung erhalten, selbst wenn er kein Stimmrecht hat, vom Stimmrecht ausgeschlossen ist oder offensichtlich überstimmt werden kann.
- Mit der Einladung soll der Zweck der Versammlung angekündigt werden. Spätestens drei Tage vor der Gesellschafterversammlung muss jedem Gesellschafter eine Tagesordnung in gleicher Form wie das Einladungsschreiben übermittelt werden (§ 51 Abs. 4 GmbHG). Häufig sehen Satzungen vor, dass bereits der Einladung eine Tagesordnung beizufügen ist, damit die Gesellschafter ausreichend Zeit zur Vorbereitung haben.
- Sind alle Gesellschafter anwesend und mit einer spontanen Beschlussfassung einverstanden, können die Gesellschafter eine (ad hoc-) Gesellschafterversammlung ohne vorangegangene Einladung abhalten. Gleiches gilt für spontane Ergänzungen zur Tagesordnung.
Zum Schutz eines jeden einzelnen Gesellschafters hat die Einhaltung dieser Formalien große Bedeutung: Bei Formfehlern können Gesellschafter Gesellschafterbeschlüsse anfechten oder sogar für nichtig erklären lassen. Gerade bei streitigen Gesellschafterversammlungen ist daher auf die genaue Einhaltung der in Gesetz und Satzung enthaltenen Formvorschriften genau zu achten.
Ausnahmsweise: Einberufung durch Gesellschafter mit mindestens 10 % der Anteile
Wie beschrieben hat ein Gesellschafter oder haben mehrere Gesellschafter mit (zusammen) mindestens 10% der Gesellschaftsanteile gem. § 50 Abs. 1 GmbHG das Recht, unter Angabe der Gründe von der Geschäftsführung eine Einberufung der Versammlung zu verlangen. Im Besonderen bei Gesellschafterstreitigkeiten hat dieses Minderheitsrecht große Bedeutung. Kommt die Geschäftsführung – oft zugleich der Mehrheits-Gesellschafter – dem Einberufungsverlangen der Gesellschafterminderheit über einen Zeitraum von mindestens zwei Wochen nicht nach, kann diese Minderheit in Ausübung des Selbsthilferechts in eigenem Namen eine Gesellschafterversammlung einberufen (§ 50 Abs. 3 GmbHG). Dabei muss die Einladung Angaben zum Vorliegen der Voraussetzungen dieses Einberufungsrechts enthalten, um wirksam vorgenommen zu werden.
Teilnahmerecht und Gesellschafterliste
Jeder Gesellschafter der GmbH, der in die im Handelsregister aufgenommene Gesellschafterliste gem. § 16 Abs. 1 GmbHG eingetragen ist, ist zur Versammlung einzuladen und zur Teilnahme an der Versammlung berechtigt. Ob er ein Stimmrecht hat oder ausüben möchte, ist hierfür unbeachtlich. Gesellschafter, die noch nicht in die Gesellschafterliste beim Handelsregister eingetragen sind, z.B. weil sie einen Geschäftsanteil gerade erst erworben oder geerbt haben, sind nicht zur Teilnahme berechtigt.
Soweit die Satzung keine abweichenden Regelungen enthält, kann sich ein Gesellschafter durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen. Die Vollmacht bedarf, wenn in der Satzung nicht anders geregelt, gem. § 47 Abs. 3 GmbHG der Textform, also Schriftform, Fax oder E-Mail. Häufig finden sich in Satzungen Regelungen, wonach sich Gesellschafter nur durch einen anderen Gesellschafter oder externen Berater (z.B. Rechtsanwalt, Steuerberater) vertreten lassen können.
Praxisrelevanz
Oft regeln Gesellschaftsverträge die Bereiche der Einberufung von und Teilnahme an Gesellschafterversammlungen nur vermeintlich vollständig, so dass dann ergänzend auf die allgemeinen, gesetzlichen Regeln und die hierzu ergangene Rechtsprechung zurückgegriffen werden muss. Gerade bei Gesellschafterstreitigkeiten haben Fragen der wirksamen Einberufung und des Teilnahmerechts hohe praktische Bedeutung, da Verstöße hiergegen regelmäßig zur Anfechtung der Gesellschafterbeschlüsse und manchmal auch zur Nichtigkeit der Beschlüsse führen.
Wir haben umfassende Erfahrung auf diesen Gebieten und stehen Ihnen gern zur Seite.
