Jeder Gesellschafter einer GmbH, der wirtschaftliche Entscheidungen treffen muss, sich z.B. in einem Gesellschafterstreit positionieren möchte oder die Geschäftsführung zu kontrollieren wünscht, ist auf Informationen hinsichtlich der GmbH angewiesen. Das gilt in besonderer Weise, wenn er selbst nicht an der Geschäftsführung beteiligt ist. Zugunsten eines jeden einzelnen Gesellschafters sieht daher § 51a GmbH-Gesetz weitgehende Informationsansprüche in Form von Auskunftsrechten und Einsichtsrechten vor.
Weitgehendes Auskunftsrecht und Einsichtsrecht des GmbH-Gesellschafters
§ 51a Abs. 1 GmbH-Gesetz (GmbHG) regelt:
„Die Geschäftsführer haben jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und die Einsicht der Bücher und Schriften zu gestatten.“
Diese Informationsrechte stehen jedem Gesellschafter unabhängig von seiner Beteiligungshöhe oder auch einem eventuellen Stimmrechtsausschluss zu. Die Informationsansprüche haben keinen höchstpersönlichen Charakter, so dass für den Gesellschafter auch ermächtigte Dritte, insbesondere Rechtsanwälte oder Steuerberater, handeln können. Das Auskunftsrecht soll es dem Gesellschafter ermöglichen, sämtliche Informationen hinsichtlich der wirtschaftlichen und rechtlichen Lage der GmbH zu erhalten. Das gilt insbesondere dann, wenn ein Gesellschafter im Vorfeld einer Gesellschafterversammlung nur unzureichend informiert wird. Er kann beispielsweise Auskunft verlangen über:
- Gehälter der Geschäftsführer der GmbH,
- Verträge zwischen Mit-Gesellschaftern und der GmbH
- getätigte oder geplante Zahlungen an Mit-Gesellschafter der GmbH,
- Gewährung von Darlehen/Bürgschaften an Mit-Gesellschafter oder Geschäftsführer
- geplante Geschäfte der GmbH,
- Beziehungen der GmbH zu verbundenen Unternehmen,
- Protokolle von Beirats- und Aufsichtsratssitzungen,
- Anstellungsverträge der Mitarbeiter.
Das Einsichtsrecht soll es dem Gesellschafter ermöglichen, auf Unterlagen der GmbH zuzugreifen und diese zur Kenntnis zu nehmen. Das umfasst die Einsicht in:
- die Handelsbücher iSv § 238 HGB, also die gesamte Buchhaltung
- die Schriften, also alle schriftlichen und digitalen Dokumente einschließlich Buchungsbelege, Jahresabschluss und Lagebericht
Geltendmachung der Informationsansprüche
Der Auskunftsanspruch ist gegenüber der Geschäftsführung geltend zu machen. Für die Ausübung der Informationsrechte muss kein besonderer Anlass bzw. kein besonderes Interesse bestehen. Der Gesellschafter kann sein Auskunfts- und Einsichtsrecht jederzeit geltend machen. Dabei bestehen keinerlei Formerfordernisse, der Gesellschafter kann Auskunft bzw. Einsicht auch mündlich verlangt. Zu Beweiszwecken, insb. wenn Auskünfte und Einsichten im Rahmen einer streitigen Auseinandersetzung verlangt werden, sollten diese per e-mail oder schriftlich geltend gemacht werden.
Ein Auskunftsanspruch muss so konkret gefasst sein, dass die Geschäftsführung hierauf konkret antworten kann. Der Geschäftsführer kann desto allgemeiner und unverbindlicher antworten, je allgemeiner das Auskunftsbegehren gehalten ist. Beim Einsichtsrecht bestehen keine so strikten Anforderungen, so dass der Gesellschafter in weiterem Umfang, möglichst aber mit Bezug auf konkrete Unterlagen, Einsicht begehren kann.
Ort, Frist und Form der Auskunftserteilung bzw. Einsichtnahme
Die Erteilung der Auskunft bzw. die Einsichtnahme haben grundsätzlich in den Geschäftsräumen der GmbH zu erfolgen. Mit Zustimmung aller Beteiligten kann eine Einsichtnahme auch außerhalb der Geschäftsräume der GmbH erfolgen, insbesondere die erbetenen Unterlagen per e-mail übermittelt werden. Ein Recht des Gesellschafters auf Übersendung von Unterlagen durch die Geschäftsführer besteht dagegen nicht. Der Gesellschafter kann vor Ort und auf eigene Kosten der eingesehenen Unterlagen anfertigen.
Die Geschäftsführer müssen dem Auskunfts- bzw. Einsichtsverlangen des Gesellschafters unverzüglich – also ohne schuldhaftes Zögern – nachkommen. Wie schnell in der Praxis die Auskunft oder Einsichtnahme tatsächlich zu erfolgen haben, hängt im Einzelfall vom Umfang und Schwierigkeit, von der sonstigen geschäftlichen Inanspruchnahme der Geschäftsführer, sowie von der Dringlichkeit und Bedeutung des Informationsanspruchs bestimmt. Ein in der Gesellschafterversammlung in Bezug auf die Gegenstände der Tagesordnung gestelltes Auskunftsverlangen, ist in der Versammlung zu beantworten.
Die Art der Auskunftserteilung, insb. ob diese schriftlich oder mündlich erfolgt, steht im Ermessen der Geschäftsführer. Die erteilte Auskunft muss richtig und vollständig sein. Auf der anderen Seite muss die Auskunft oder Einsicht nur so weit reichen, wie sie zur Erfüllung des Informationsinteresses erforderlich ist. Eine umfangreiche, mündliche Auskunft ist so zu erteilen, dass sich der Gesellschafter hierzu Notizen machen kann.
Verweigerung von Auskünften und Einsicht bei erheblichem Nachteil für die Gesellschaft
Auf der einen Seite unterliegt es dem Geschäftsführer einer GmbH, dem Informationsbedürfnis der Gesellschafter nach § 51a GmbHG nachzukommen. Auf der anderen Seite unterliegt der Geschäftsführer gegenüber der GmbH Treuepflichten und muss jeglichen Schaden von ihr abwenden. Daher dürfen die Geschäftsführer gem. § 51a Abs. 2 GmbH "die Auskunft und die Einsicht verweigern, wenn zu besorgen ist, daß der Gesellschafter sie zu gesellschaftsfremden Zwecken verwenden und dadurch der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen einen nicht unerheblichen Nachteil zufügen wird".
Eine berechtigte Informationsverweigerung liegt beispielsweise dann vor, wenn der Gesellschafter die erhaltenen Informationen Konkurrenzunternehmen offenlegen oder Kunden der GmbH abwerben möchte, oder wenn der Gesellschafter ohne erkennbares Informationsbedürfnis wiederholt sein Informationsrecht ausübt und hierdurch die Geschäftsführung zunehmend belastet.
Die erbetene Information dürfen die Geschäftsführer jedoch nicht aus eigenen Überlegungen verweigern. Vielmehr bedarf die Verweigerung eines entsprechenden Beschlusses der Gesellschafter. Sollten die Geschäftsführer durch die Informationserteilung aber gegen Datenschutz verstoßen oder sich sogar strafbar machen, können sie die Information auch ohne Gesellschafterbeschluss verweigern. Geheimhaltungsabreden mit Dritten schließen indes das Informationsrecht des Gesellschafters nicht per se aus.
Unzulässige Informations-Verweigerung
Andersherum kann es vorkommen, dass die Geschäftsführer dem berechtigten Informationsbedürfnis des Gesellschafters zu Unrecht nicht nachkommen. Hierin liegt ein Verstoß der Geschäftsführer gegen ihre gesetzlichen Geschäftsführerpflichten mit der Folge, dass die Geschäftsführer sich gegenüber der Gesellschaft (nicht gegenüber dem Gesellschafter) schadensersatzpflichtig machen können. Bei wiederholter oder gravierender, unberechtigter Auskunftsverweigerung kann ein wichtiger Grund zur Abberufung des Geschäftsführers oder zur Kündigung seines Geschäftsführerdienstvertrages vorliegen.
Gerichtliche Durchsetzung des Auskunfts- und Einsichtsrechts
§ 51b GmbHG eröffnet dem Gesellschafter, dem sein berechtigtes Informationsrecht verweigert wurde, ein besonderes Informationserzwingungsverfahren. Ausschließlich zuständig ist das Landgericht am Sitz der Gesellschaft. Antragsgegner ist die Gesellschaft, vertreten durch den Geschäftsführer, nicht der Geschäftsführer selbst. Für die Einleitung dieses Verfahrens ist keine Frist einzuhalten. Allerdings können entsprechende Ansprüche verwirkt werden.
Rechtlicher Beistand
Sie möchten als Gesellschafter Informationsrechte geltend machen, sich bei der Einsicht begleiten lassen, gegen eine Verweigerung ihres Informationsrechts vorgehen, oder als Geschäftsführer unberechtigte Informationsbegehren zurückweisen bzw. sich gegen ein Informationserzwingungsverfahren wehren? In all diesen Situationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
